Общая структура методологии ARIS

http://rudocs.exdat.com/docs/index-62596.html?page=3

Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом - extended Event Driven Process Chain – расширенная цепочка процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В следующей таблице 2.3.1 приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.

Таблица 2.3.1 Объекты для описания бизнес-процессов в нотации ARIS eEPC.

Помимо указанных в Таблице 2.3.1 основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. На практике применение большого числа объектов различных типов нецелесообразно, так как это значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC рассмотрим основные используемые типы объектов и связей. На рисунке 2.3.5. представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Рис. 2.3.5. Простейшая модель в нотации eEPC

Из рисунка 2.3.5. видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1 «активирует» («activates») или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» («creates») Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Внимательный анализ нотации eEPC показывает, что она практически не отличается от нотации IDEF3. Важнейшим отличием eEPC является наличие объекта «событие» («Event»). Этот объект служит для отображения в модели возможных результатов выполнения функций, в зависимости от которых выполняется та или иная последующая ветка процесса. Нотация eEPC называется, очевидно, расширенной именно вследствие наличия в ней объекта «событие», - в IDEF3 такого объекта нет. При построении модели в ARIS eEPC должны соблюдаться следующие правила:

каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;

в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

На рисунке 2.3.7 показано применение различных объектов нотации ARIS eEPC при создании модели бизнес-процесса.

Рис. 2.3.7. Применение различных объектов при создании модели в нотации eEPC

Из рисунков 2.3.6. и 2.3.7. видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов и визуального отображения загрузки персонала в процессе можно использовать другие инструменты описания, например графики Гантта в приложении MS Project.

На рисунке 2.3.8. представлен бизнес-процесс обработки заказа клиента. Процесс начинается с события «Поступил заказ клиента». Это событие инициирует функцию «Выполнить учет заказа в системе», которую выполняет менеджер Отдела сбыта. Для выполнения работы он использует «Систему учета заказов». Результат выполнения функции отображается событием «Учет заказа выполнен». После этого менеджер по сбыту выполняет функцию «Выполнить анализ на соответствие номенклатуре». Результатом выполнения функции являются два альтернативных события «Заказ соответствует номенклатуре» и «Заказ не соответствует номенклатуре». Процесс ветвится. Для отображения ветвления процесса используется символ логического исключающего «ИЛИ». Функция «Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа» может выполняться в двух случаях: если заказ не соответствует номенклатуре, либо производство невозможно. Для отображения на схеме процесса этих вариантов используется символ логического «ИЛИ» и т.д. Как видно из рисунка 2.3.8., схема процесса в ARIS eEPC отличается от схемы в IDEF3 наличием объектов: событий, документов, прикладных систем и должностей. Схема в ARIS визуально представляется более информативной и воспринимается лучше, однако размер этой схемы существенно превышает размер схемы в нотации IDEF3.
Рис. 2.3.8. Пример описания процесса в нотации ARIS eEPC

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Цели бизнес моделирования:

• За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.
• Нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены.
• Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

ARIS (акроним от англ. Architecture of Integrated Information Systems) - методология и тиражируемый программный продукт для моделирования бизнес-процессов организаций. Продукт и методология принадлежат немецкой компании Software AG как результат поглощения компании IDS Scheer автора методологии Августа-Вильгельма Шеера.

Реализация методологии предполагается с задействованием специализированного программного продукта, обеспечивающего совместную работу над описаниями и диаграммами. Первая версия продукта выпущена в 1994 году. К концу 2000 года продукт был продан в 24 тыс. организаций. С 2009 года поставляется бесплатная версия инструмента - ARIS Express.

Продукт предусматривает серверную часть (ARIS Server) с централизованным репозиторием, хранимым в реляционной СУБД и серию пользовательских инструментов для ведения объектов и подготовки графических представлений (ARIS Toolset в ранних версиях, в версиях 2000-х годов - ARIS Business Architect, ARIS Designer).
К середине 2010-х годов также появилась публично-облачная версия продукта. Доступная по адресу http://www.ariscloud.com/

Продукт ARIS используется в различных проектах по реинжинирингу и оптимизации бизнес-процессов, ИТ-проектах типа внедрения и эксплуатации ERP-систем, в частности, есть проработанное интеграционное решение для SAP R/3.

Одна из иллюстраций структурированного подхода ARIS к проекту реинжиниринга

Программное обеспечение ARIS составляет основу пакета Business Process Analysis Suite корпорации Oracle. Технически инструментарий ARIS достаточно простой для изучения, имеет интуитивно понятный интерфейс. Модели копируются и вставляются в файлы документов (например, формата Microsoft Word) в виде рисунков.

В продуктах ARIS предусмотрена возможность создания сценариев автоматизации составления различных аналитических отчётов, нормативных документов, новых моделей. Каждый сценарий представляет собой подпрограмму, запускаемую в ARIS Business Architect (либо Toolset - более ранней версии) или непосредственно на сервере ARIS. Сценарии пишутся на специальном языке программирования - SAX Basic. Для автоматизированного формирования того или иного отчёта в ARIS сценарии оперируют данными из базы моделей, вычленяя из неё конкретные объекты и модели.

Технология ARIS Script позволяет в автоматическом режиме производить:
формирование нормативных документов на основании моделей ARIS (например, паспорт процесса, регламент процесса);
формирование аналитических отчётов на основании моделей ARIS;
интеграцию ARIS Toolset с другими приложениями и базами данных;
Формирование базы моделей ARIS на основании готовых спецификаций.

Например любая организация в методологии ARIS рассматривается с пяти точек зрения: организационной, функциональной, обрабатываемых данных, структуры бизнес-процессов, продуктов и услуг. При этом каждая из этих точек зрения разделяется ещё на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту.

ARIS предоставляет визуальный инструментарий для обеспечения наглядности моделей. Также инструментарий поставляется с набором референтных моделей, заранее разработанных для типичных процессов в различных отраслях.

Общий принцип в инструментарии - возможность интеграции моделей разных типов в рамках одного репозитория посредством декомпозиции (детализации) объектов. Таким образом, любую организацию можно описать с помощью иерархии моделей - от обобщения: например, VACD (англ. value added chain diagram) до уровня процедур и ресурсного окружения функций.

Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• eEPC (англ. extended event-driven process chain) - событийная цепочка процессов
• ERM (англ. entity-relationship model) - модель «сущность-связь» для описания структуры данных;
• UML (англ. unified modeling language) - унифицированный объектно-ориентированный язык моделирования

Основные элементы, используемые в нотации ARIS:

1. Organizational chart:
2. Organizational unit;
3. Символ «Person»;
4. Символ «Location»;
5. Группа персон, роль: «Role».
6. Process landscape:
7. Process.
8. Business process:
9. Event - событие фиксирует состояние определенных параметров на определенный момент времени;
10. Activities - работа, определённое действие, выполняемое в течение некоторого промежутка времени;
11. Role - должность в организации;
12. IT system - информационная система, частный случай «хранилища данных»
13. Risks - риски;
14. Input and Output data - отправитель или получатель данных.
15. Process control via rules (and, or, xor) - перекрёсток («и», «или», «исключающее или»);
16. Proccess interface - средство связи с рассматриваемым процессом.
17. Data model:
18. Entity - сущность (таблица);
19. Attributes - атрибут сущности (поле таблицы);
20. Primary Key - уникальный атрибут сущности (первичный ключ таблицы);
21. Foreign Key - внешний ключ таблицы;
22. Relationship - отношения между сущностями (связь между таблицами);
23. IT infrastructure:
24. IT system;
25. Hardware;
26. Network;
27. Network components.
28. System landscape:
29. IT system;
30. Domain.
31. Deneral diagramm (англ.)

Доступные типы моделей в Aris express: organization chart, process landscape, business process, data model, IT infrastructure, system landscape, BPMN diagram, whiteboard, general diagram.

Пример диаграмм:

Organizational chart

Process landscape (VAD)

Business process (EPC (event-driven process chain)

BPMN (business process modeling notation (BPMN 2.0))

Нотация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой (то есть процесс, нарисованный в одном редакторе от одного производителя, может быть исполнен на движке бизнес-процессов совершенно другого производителя, при условии, если они поддерживают BPMN 2.0).

Облачная версия aris cloud включает в себя 4 типа диграмм : EPC, OC, VAD, application system type diagram

Бесплатная версия программы т.е ARIS EXPRESS поддерживает только базовые типы диаграмм, не имеет многопользовательской поддержки (ARIS CLOUD поддерживает), не использует базу данных, не содержит инструментов для формирования отчётов и средств анализа модели. ARIS Express не поддерживает связи между создаваемыми объектами в отличие от полноценной платной версии, то есть отсутствует контроль целостности и непротиворечивости модели. Это означает, что при редактировании одной модели программа не будет вносить соответствующие изменения в другую модель, а также не будет проверять существуют ли должности, указываемые в качестве ответственных в процессе и т.д.

В данном разделе мы рассмотрим методологию ARIS. В настоящее время на рынке инструментальных средств моделирования бизнес- процессов представлено одноименное ПО ARIS .
Методология ARIS включает в себя несколько различных нотаций для описания деятельности организации с различных точек зрения. В методологию интегрированы существующие стандарты и спецификации описания процессов и данных, например IDEF3, ERD, DFD, UML и т. д. Основная концепция ARIS по описанию организации показана на рис. 2.30.
Изображение на рис. 2.30 часто называют «домик ARIS». Подход методологии ARIS к описанию процессов основывается на рассмотрении деятельности организации с четырех точек зрения: взгляд на организационную структуру, взгляд на данные (потоки и структуру), взгляд на функции (функциональные иерархии), взгляд на контроль и управление (сводные модели бизнес-процессов).
Методология ARIS включает в себя большое количество различных нотаций, допускающих гибкое создание различных моделей

организации. К числу наиболее значимых и практически используемых нотаций ARIS относятся: нотация Value-added Chain Diagram (диаграмма цепочки процесса, добавляющего стоимость); нотации еЕРС, Extended Event-driven Process Chain (расширенная нотация цепочки процесса, управляемого событиями) и PCD (диаграмма цепочки процесса); нотация Organizational Chart (организационная диаграмма); нотация Function Tree (дерево функций); нотация Product Tree (дерево продуктов).
Рис. 2.30. Основные виды моделей в методологии ARIS

Сила методологии ARIS (с формальной точки зрения) заключается в ее комплексности, которая проявляется во взаимосвязи моделей, построенных в различных нотациях. Методология ARIS позволяет описывать деятельность организации с разных точек зрения, при этом полученные модели в определенной степени связаны между собой. Следует, однако, подчеркнуть, что основные преимущества такого комплексного подхода: требуют для своей реализации наличия инструментальной среды ARIS, дорогостоящей и достаточно сложной в использовании, хотя существует и бесплатная, упрощенная версия этого продукта под названием ARIS Express;
трудно реализуемы на практике, так как влекут большой расход ресурсов (человеческих, материальных и финансовых) в течение длительного времени. Нотация Value-added Chain Diagram (VAD)
На рис. 2.31 представлена одна из важнейших нотаций ARIS - нотация Value-added Chain Diagram. Диаграмма цепочки процесса, добавляющего стоимость, используется при описании бизнес-процессов организации на верхнем уровне. Как правило, консультанты, использующие ARIS, рекомендуют выделять шесть-восемь бизнес- процессов верхнего уровня и описывать их в нотации VAD. Затем проводится декомпозиция полученных процессов верхнего уровня, при этом используется либо нотация VAD, либо еЕРС. Рассмотрим основные объекты нотации VAD, представленные на рис. 2.31.
Основной объект нотации VAD - это Value Added Chain. Фактически это процесс или группа функций организации, которые служат для получения добавленной стоимости. Объекты соединяются между собой пунктирной стрелкой, имеющей тип is predecessor of («является предшественником»). Этот тип связи показывает, что один процесс - предшественник другого. Очевидно, однако, что на практике все основные процессы цикличны. Кроме того, они имеют обратные связи. Поэтому термин is predecessor of, на наш взгляд, неудачный.
Между процессами, приведенными на рис. 2.31, могут быть отображены потоки материальных ресурсов и информации. Для их описания можно воспользоваться объектами типа Cluster (для описания информации) и Technical Term (для описания материальных потоков). Для описания инфраструктуры, необходимой для выполнения процесса, в данном примере выбраны типы объектов Product/Service и Information Service. Выбор типов объектов для отображения реальных потоков в достаточной степени условный. Очень важно в начале работ по моделированию процессов определить, какие именно типы объектов будут использованы и какие объекты реального мира они будут отображать. Так, в примере на рис. 2.31 можно было бы показать все потоки (информационные и материальные) при помощи объектов типа Technical Term.

Рис. 2.31. Модель в нотации Value-added Chain Diagram

На рис. 2.31 показаны также объекты Organizational Unit, отображающие организационные подразделения, выполняющие соответствующие процессы.
Объекты связываются между собой при помощи связей определенного типа (рис. 2.31). Например, информационный поток, отображаемый объектом Cluster, является входящим для первого процесса, и он связан с ним при помощи стрелки типа is input for («является входом для»). Другой пример - тип связи executes («исполняет») между объектами Value-added Chain и Organizational Unit. Тип связи is used by показывает, что Product/Service используется процессом и т. д. Таким образом, в методологии ARIS важнейшие требования - это корректный выбор и дальнейшее использование связей и объектов определенного типа.
На рис. 2.32 представлен пример модели верхнего уровня, выполненный в нотации ARIS VAD. Вы уже знакомы с этим процессом. На рис. 2.17 он приведен в нотации IDEF0.
Принципы построения диаграммы процесса верхнего уровня в VAD существенно отличаются от IDEF0: в VAD стрелки могут входить в любую сторону объекта Value-added Chain. (Напомним, что в IDEF0 каждая сторона объекта Activity (функция) имеет глубокий смысл.)

3
О
§
О
О

На рис. 2.33 представлена ситуация, возможная в нотации VAD, когда на диаграмме процесса приводится множество обратных связей, смысл которых понятен только создавшему модель аналитику.
Указанный недостаток VAD можно обойти, заранее оговорив возможность специального использования обратных связей, как, например, на рис. 2.34.
Рис. 2.33. Обратные связи в нотации Value-added Chain Diagram

Рис. 2.34. Пример реализации обратных связей в нотации Value added Chain Diagram

Отметим, что у специалистов по ARIS такой подход может вызвать критику, так как противоречит нотации. Но мы придерживаемся
той точки зрения, что это вполне допустимо, так как модели верхнего уровня в нотации VAD ARIS реально могут быть использованы лишь в качестве простейшего способа графического изображения цепочки процесса.
Заканчивая обзор нотации ARIS VAD, еще раз акцентируем внимание на том, что указанная нотация в большей степени носит иллюстративный характер и не предназначена для создания комплексных моделей процессов верхнего уровня организации. Нотация ARIS еЕРС - расширение нотации IDEF3
Нотация ARIS еЕРС (еЕРС - Extended Event Driven Process Chain - расширенная цепочка процесса, управляемого событиями) разработана специалистами немецкой компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В табл. 2.3 приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.
Помимо указанных в табл. 2.3 основных объектов, при постро ении диаграммы еЕРС могут быть использованы и многие другие. На практике применение большого числа объектов различных типов нецелесообразно, так как это значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой.
Для понимания смысла нотации еЕРС рассмотрим основные используемые типы объектов и связей. На рис. 2.35 представлена простейшая модель еЕРС, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.
На рис. 2.35 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая событие 1 и функцию 1, активирует (activates) или инициирует выполнение функции 1. Функция 1 создает (creates) событие 2, за которым следует символ логического «И», запускающий выполнение функций 2 и 3.
Внимательный анализ нотации еЕРС показывает, что она практически не отличается от IDEF3. Важнейшее отличие еЕРС - наличие объекта «Событие» (Event). Этот объект служит для отображения в модели возможных результатов реализации функций, в зависимости от которых выполняется та или иная последующая
ветка процесса. Нотация еЕРС называется расширенной, очевидно, именно вследствие наличия в ней объекта «Событие» (в IDEF3 такого объекта нет). На рис. 2.36 приводятся примеры применения символов логики и событий при построении моделей в нотации еЕРС.
Табл. 2.3. Основные объекты, используемые в рамках нотации ARIS еЕРС

№	Наименова- . нив	Описание	¦Графическое представление
/>1	Функция	Объект «функция» служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия		* "" Ч Function J
2	Событие	Объект «событие» служит для описания реальных состояний системы, влияющих и управляющих выполнением функций
3	Организационная единица	Объект, отражающий различные организационные звенья предприятия (например, управление или отдел)		ija^^tionaUi^it
4	Документ	Объект, отражающий реальные носители информации, например бумажный документ		Document
5	Прикладная система	Объект отражает реальную прикладную систему, используемую в рамках технологии выполнения функции	А	I ¦ yplication systjs J ? M	m
6	Кластер информации	Объект характеризует данные как набор сущностей и связей между ними. Используется для создания моделей данных
7	Стрелка связи между объектами	Объект описывает тип отношений между другими объектами, например активацию выполнения функции некоторым событием	gt;
8	Логическое «И»		©
9	Логическое «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса	@
10	Логическое исключающее «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса	®

Рис. 2.35. Нотация ARIS еЕРС

Рис. 2.36. Применение логических операторов при построении моделей в еЕРС

При построении модели в ARIS еЕРС должны соблюдаться следующие правила: каждая функция инициируется и завершается событием; в каждую функцию не может входить более одной стрелки, запускающей выполнение функции, и выходить более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.
Кроме этих, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS.
На рис. 2.37 показано применение различных объектов нотации ARIS еЕРС при создании модели бизнес-процесса.

J activates
alt="" />

На рис. 2.36 и 2.37 видно, что бизнес-процесс в нотации еЕРС представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность осуществления процедур в еЕРС не может быть отражена визуально. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя возлагается выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов и визуального отображения загрузки персонала можно применять другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.
Рассмотрим примеры использования нотации еЕРС для описания бизнес-процессов.

На рис. 2.38 представлен процесс обработки заказа клиента (он же изображен в нотации IDEF3 на рис. 2.24).
Процесс начинается с события «Поступил заказ клиента». Оно инициирует функцию «Выполнить учет заказа в системе», которую осуществляет менеджер отдела сбыта. Для работы он использует «Систему учета заказов». Результат выполнения функции отображается событием «Учет заказа выполнен».
После этого менеджер по сбыту реализует функцию «Выполнить анализ на соответствие номенклатуре». Результат - два альтернативных события: «Заказ соответствует номенклатуре» и «Заказ не соответствует номенклатуре». Процесс ветвится. Для отображения ветвления процесса используется символ логического исключающего «ИЛИ».
Функция «Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа» может выполняться в двух случаях: если заказ не соответствует номенклатуре либо производство невозможно. Для отображения на схеме процесса этих вариантов используется символ логического «ИЛИ» и т. д.
Как видно из рис. 2.38, схема процесса в ARIS еЕРС отличается от схемы в IDEF3 наличием объектов: событий, документов, прикладных систем и должностей. Схема в ARIS визуально представляется более информативной и воспринимается лучше, однако ее размер существенно превышает схему в нотации IDEF3.
Рассмотренный выше процесс может быть представлен также в нотации ARIS PCD (Process Chain Diagram) - разновидности еЕРС. На рис. 2.39 представлен бизнес-процесс обработки заявки клиента в нотации PCD. При его описании использованы те же объекты, которые составляют процесс на рис. 2.38, но расположены они в виде таблицы. В первом столбце - события и некоторые символы логики, во втором - функции, в третьем - входящие и исходящие документы, в четвертом - виды прикладного программного обеспечения, в пятом - должности, задействованные в процессе. Такое представление процесса более распространено. Оно лучше подходит для документирования процессов.

Однако нотация PCD обладает существенным недостатком - ее можно эффективно применять для простых (не более пяти-восьми функций), желательно линейных процессов. Сложные же процессы, с разветвленной логикой, отображать при помощи PCD неудобно, что наглядно отображено на рис. 2.39.
Рис. 2.39. PCD-диаграмма ARIS

Нотация ARIS Organizational Chart
Нотация Organizational Chart - одна из основных нотаций ARIS и предназначена для построения схем организационной структуры предприятия. Как правило, эта модель строится в начале проекта по моделированию бизнес-процессов. В модели отражаются существующие подразделения предприятия в виде иерархической структуры, как показано на рис. 2.40.
Рис. 2.40. Модель организационной структуры предприятия
alt="" />

Модель строится из объектов Organizational Unit, Position, Internal Person и т. д. Заложенные в нотацию виды связей позволяют отразить различные типы отношений между объектами организационной структуры. В представленном на рис. 2.40 примере «Предприятие» управляется «Директором», при этом используется тип связи is Organization Manager for. Иерархия подразделений строится при помощи связей is composed of. Также могут быть указаны должности - Position, фамилии занимающих их сотрудников - Internal person, тип связи - occupies. Кроме моделей иерархии подразделений, могут быть построены модели иерархии подчиненности в проектных командах, группах и т. д. Все отраженные в моделях объекты могут быть использованы в дальнейшем при построении моделей бизнес-процессов. При построении сложных иерархических
структур может быть использована декомпозиция, например структуру подразделения отражают на более детальной схеме. Нотация ARIS Function Tree
Эта нотация предназначена для формирования моделей дерева функций. Пример такой модели представлен на рис. 2.41. Все функции на этой диаграмме соединены связями. Чаще всего используются типы связей is execution-oriented superior и is process-oriented superior. Первый тип связи служит для построения дерева по функциональному признаку (описания функций подразделения). Второй тип связи используется при создании дерева функций, входящих в некоторый бизнес-процесс.
Рис. 2.41. Модель Function Tree (дерева функций)

Дерево функций может строиться по функциональному, процессному и продуктовому принципам. На практике часто используется первый принцип - создаются модели иерархии функций подразделения. Нотация ARIS Product Tree
На рис. 2.42 представлена нотация ARIS Product Tree. Она предназначена для создания моделей дерева продуктов. Модели такого типа могут использоваться для описания материальных входов и выходов процесса.

Рис. 2.42. Модель Product Tree (дерева продуктов)


Нотация ARIS Information Flow
Нотация Information Flow - аналог DFD и применяется при построении схем потоков данных или документов между функциями бизнес-процессов предприятия. Простота нотации ограничивает области ее полезного применения. Ее основные объекты - Function (используется также при построении моделей бизнес-процессов) и Information Flow - информационный поток, как показано на рис. 2.43.
Рис. 2.43. Нотация ARIS Information Flow (информационного потока)
информационный поток

При построении моделей бизнес-процессов сначала может быть построена модель еЕРС, а затем, с использованием определенных в процессе функций, - модель информационных потоков. Использование нескольких нотаций при создании моделей процессов в ARIS
При формировании моделей бизнес-процессов в ARIS, как правило, используется несколько типов нотаций. На рис. 2.44 представлена схема применения моделей, созданных в различных нотациях.

Рис. 2.44. Использование нотаций ARIS при создании моделей

Как правило, работа по описанию бизнес-процессов компании в ARIS начинается с создания модели организационной структуры. Одновременно (или позже) могут разрабатываться модели, описывающие структуру основных материальных и информационных входов и выходов. С использованием данных моделей создаются модели бизнес-процессов верхнего уровня в нотации VAD. После этого разрабатываются модели функций подразделений и другие вспомогательные модели (например, описание прикладных программных систем). Затем формируются модели процессов в нотации еЕРС. Модели еЕРС строятся на основе уже имеющихся описаний организационной структуры, функций подразделений, материалов, систем и т. д. Итог работы - комплект моделей, описывающих деятельность организации с различных точек зрения.
Особенность работы в полноценных программных продуктах для моделирования бизнес-процессов состоит в том, что программный продукт создает базу данных по объектам и их атрибутам. С одной
стороны, это позволяет рассматривать различные аспекты взаимодействия объектов модели, выбирая одну из нотаций (рис. 2.44). С другой стороны, «несущественная» ошибка при создании связей между объектами в одной нотации может существенно исказить вид диаграммы в другой нотации.

В.В.Репин

1. Введение. Типовые задачи описания бизнес-процессов. Требования к описанию бизнес-процессов предприятий

Основная задача данного аналитического исследования состоит в том, чтобы ответить на ряд вопросов, возникающих у руководителей и специалистов в начале проекта по моделированию и реорганизации бизнес-процессов предприятия. Наиболее часто в этом случае задают следующие вопросы (по степени важности для спрашивающих):

Какое программное обеспечение использовать в проекте (, и т.п.);
- как моделировать процессы с использованием продукта?;
- как проводить анализ и выявлять проблемы при помощи продукта?;
- какую методологию использовать для описания процессов?

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:

Целей проекта;
- требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
- возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом требований п.2.

Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. В настоящем исследовании сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации. Предполагается, что данное исследование послужит основанием для дискуссии, посвященной проблемам эффективного применения CASE-систем для описания и анализа бизнес-процессов предприятий.
Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
- в какой последовательности выполняются эти процедуры;
- какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
- кто выполняет процедуры процесса;
- какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
- какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
- какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
- какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
- какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

2. Описание нотации ARIS eEPC

Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом - extended Event Driven Process Chain - расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В следующей таблице приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.

Таблица 1

Помимо указанных в Таблице 1 основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На следующем рисунке представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Рисунок 1.

На рисунке 1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1 или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 Событие 2, за которым следует символ логического, выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

Каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
- в каждую функцию не может входить более одной стрелки, выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала, который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта.
На рисунке 2 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Рисунок 2.

Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.
Из рисунка 1 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.
Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Пример моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рисунках 3-4.

Рисунок 3.

Рисунок 4.

3. Описание нотации IDEF0, IDEF3

Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Work Flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Нотации IDEF0 и IDEF3 используют следующие объекты.

Нотация IDEF0

Нотация IDEF3

Таблица 2.

В моделях могут использоваться стрелки трех видов, показанных в следующей таблице 3.

Таблица 3.

Семантика построения моделей IDEF0 и IDEF3 предполагает соблюдение четких правил. Детальную информацию о построении моделей в IDEF0,3 можно узнать в стандартах и книгах (см. литературу).
Бизнес-процесс, сформированный при помощи нотации IDEF0, показан на рисунке 5. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 3).

Рисунок 5.

На рисунке 6 показан бизнес-процесс, описанный при помощи нотации IDEF3. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 4.)

Рисунок 6.

В нотации IDEF3, так же как и в нотации ARIS eEPC, используются символы логики, отражающие ветвление процесса.

4. Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF

Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF приводится в следующей таблице.

Таблица 4.

Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления - стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель Work Flow (поток работы), отражающая простую последовательность выполнения процедур и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются. Реальные процессы управления могут остаться на 30-90% (см. пример на следующем рисунке).

Рисунок 7. Недостатки описания бизнес-процесса в ARIS eEPC.

На рисунке 7 Функция 4 является контрольной и служит для проверки результатов выполнения работы, выполняемой функциями 2 и 3. Но данная модель не отвечает на вопросы:

Каким образом осуществляется управляющее воздействие на функции 2 и 3, показан только тот факт, что по ходу процесса возможен возврат и повторное выполнение функций 2 и 3; информация об этой обратной связи может быть раскрыта только в виде описания в атрибутах объектов модели;
- какие документы (например, нормативы), распоряжения, внешние условия (например, влажность воздуха в помещении), регламентируют выполнение функций.

Если пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой. (Эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В то же время, на моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса.
Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

5. Функциональные возможности продуктов ARIS и BPWin

Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. В данном исследовании рассматривается задача формирования моделей (описания) бизнес-процессов предприятия. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимуществ и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут как усиливаться, так и наоборот. То же касается и недостатков: недостаток системы в рамках одного проекта, может не быть недостатком в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPWin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPWin. Сравнение функциональных возможностей систем приводится в следующей таблице.

Таблица 5.
Сравнивая две системы, следует сразу отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Вполне естественно, что в ARIS-е предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPWin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но с другой стороны ограничивает возможности по анализу объектов модели. В Model Mart так же предусмотрено администрирование базы данных.
Часто одним из недостатков BPWin сторонники ARIS-а называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать (критерий - обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPWin составляет 150-300. Это означает, что при 8 объектах на одной диаграмме, общее количество диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Базы данных ARIS Toolset (как и BPWin), содержащие более 500 объектов, фактически невозможно использовать. Следует подчеркнуть, что модель создается для выделения и анализа проблем, т.е. требуется детальное описание наиболее сложных, проблемных областей деятельности, а не тотальное описание всех процессов. Как ни странно, среди директоров компаний существует вера в то, что детальное описание процессов само по себе представляет ценность и может решить многие проблемы. Это далеко не так. Именно понимание того, что нужно описывать и какие аспекты функционирования реальной системы при этом отражать, определяет успех проекта по моделированию бизнес-процессов.
ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией - т.н. . Разработка этих само по себя является сложной, дорогой и требующей значительного времени (1-3 месяца) и квалифицированных специалистов задачей. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPWin отличается простотой в использовании, и достаточной строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более инструментом, по сравнению с BPWin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

Различные ситуации применения инструментальных средств моделирования бизнес-процессов и их экспертная оценка по 5-бальной шкале показаны в следующей таблице.

Таблица 6.

Позиционирование систем можно провести по отношению к решению задачи моделирования бизнес-процессов (см. рисунок 8).

Рисунок 8.

Таким образом, для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 2-5 человека в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов рационально использовать BPWin. Для крупных и/или длительных проектов (например, внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов, ISO, TQM) больше подходит ARIS. В этом случае подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 1-3 месяца, но это является необходимым элементом последующей успешной работы.

Подготовлено по материалам http://www.finexpert.ru/

Всякая вещь есть форма проявления беспредельного разнообразия.
Козьма Прутков

Введение в нотацию eEPC

В настоящее время существует множество различных принципов графического представления бизнес-процессов, именуемых нотациями. Почему их много? Этот вопрос уже десятки лет задает себе каждый, кто сталкивается с необходимостью описать бизнес-процессы. Давайте разберемся с причинами. Их три (на мой взгляд):

• Разные задачи. Не все нотации одинаково удобны для решения различных задач. Например, нотация может быть удобна для бизнес-процесса верхнего уровня и совсем не удобной для описания рабочего процесса.
• Разные разработчики таких нотаций. В разное время разные разработчики пытались придумать новые принципы описания схем. Делали они это из благих побуждений, когда на практике сталкивались с ситуацией, когда используемая ими нотация не может отразить необходимых тонкостей (либо не наглядно). Иногда в процессе эволюции такие нотации стали как бы параллельными, т.е. выглядят по разному, а задачи решают одинаковые.
• Стремление выделиться. Это когда по непонятным причинам вдруг появляется новая нотация, не имеющая в себе ничего выдающегося, но, почему-то продвигающаяся ее создателем как совершеннейшее ноу-хау. Такое происходит до сих пор.

Целью данной статьи является не рассмотрение всевозможных нотаций (я сознательно не называю их названий), а остановиться на подробном описании той нотации, которую выбрал я для своих проектов в процессе длительного поиска наиболее оптимального варианта.
Если кому-то интересно узнать, какие еще бывают нотации и для чего они используются, я планирую сделать это в другой статье, которая будет называться «Поговорим о нотациях», но это пока в планах.
Пора начать наше повествование об очень интересной, простой и практичной нотации eEPC (в переводе: расширенное описание событийной цепочки процессов). В ее дословном переводе раскрывается и основное предназначение: описание цепочки бизнес-процессов. Главная «фишка» нотации в ее принципе «событийности», который мы рассмотрим подробно.
Какие преимущества имеет нотация eEPC:

1. Во-первых, это не совсем нотация в чистом виде. Т.е. если в некоторых нотациях существует жесткий набор элементов и правил их использования (иначе все запутается), то принцип eEPC позволяет добавлять собственные элементы. Как это обеспечивается? Конечно, существует определенный «стержень», вокруг которого все строится, т.е. набор четких правил, по которым строится схема и по которым она потом читается. Кроме этого Вы может добавить свой элемент, включить правила его использования в собственный корпоративный стандарт (чтобы исключить самодеятельность, которая может запутать схему и усложнить ее читаемость) и все! Это очень важный момент. Кроме этого, в своем корпоративном стандарте можно задать и любые другие ограничения и правила
2. eEPC содержит элементы логики. Это позволяет строить схемы с условиями, что необходимо для описания деятельности («если договор согласован, то …., иначе …»)
3. Простота элементов позволяет рисовать диаграммы как в программных продуктах, так и любым другим способом, хоть на бумаге, Вы не запутаетесь.
4. eEPC настолько легка в обучении и восприятии, что может использоваться в реальной деятельности, а не только пылиться в шкафу. На обучение правилам потребуется около 2-х часов (при наличии желания обучаемого).

Конечно, как и все в этом мире, она имеет и недостатки. Но рациональное использование сводит их к минимуму. Главный недостаток, на мой взгляд, это тот факт, что если использовать простые инструменты (т.е. программы для рисования схем, а не для моделирования бизнес-процессов), то мы не имеем единой базы данных объектов. Кроме этого, сложно проконтролировать, входы-выходы (надо их именно контролировать, т.е. придумать способ такого контроля, если требуется). Но, с другой стороны, использование инструментов моделирования сложных бизнес-процессов стоит весьма внушительных сумм, а проект с их использованием измеряется в миллионах. А так мы имеем очень экономичный и понятный инструмент. Если говорить точнее, этот недостаток относится именно к рассматриваемому мной способу описания, т.е. с использованием MS Visio или аналогичного ПО. Если Вы будее использовать специализированные системы описания бизнес-процессов, поддерживающие базы данных объектов, то этого недостатка можно избежать. Ну что, пора начать…

Главный «стержень» нотации eEPC

Как я уже упоминал, в дословном переводе аббревиатуры eEPC кроется понятие событийности. Это очень важный момент, на котором и строится весь принцип построения схемы. Итак, есть два ключевых понятие: «Событие» и «Функция». Когда кто-то первый раз попытаетесь нарисовать свой процесс в виде диаграммы eEPC, то часто возникает вопрос, а чем отличается событие от функции? Это надо четко себе уяснить, иначе получится непредсказуемый результат. Так вот: событие – это факт свершения чего-либо, причем не имеющий продолжительности во времени, либо это время стремиться к нулю (или не имеет значения). Причем событие всегда вызывает необходимость исполнения функции, и исполнение функции всегда заканчивается событием Поясню на примере. Звонит телефон. Менеджер взял трубку для телефонного разговора. В данном случае «Звонит телефон» - это событие. Телефонный разговор – это функция. Разговор завершен (повесил трубку) –снова событие. Таким образом, наблюдается событийная цепочка: Звонок – разговор – завершение звонка. А завершении звонка наверняка потребует выполнение новой функции: запись результата звонка и т.д.
Давайте попробуем это нарисовать. Для начала надо выяснить, как отображаются элементы «Событие» и «Функция».

Вот такие два простых элемента составляют основу правил описания бизнес процессов в нотации eEPC. Думаю, надо сказать пару слов об используемых цветах. Если Вы сталкивались с описание процессов в других нотациях, как правило они были черно-белые. И это правильно, явной зависимости содержания от цвета быть не должно, т.к. схема может быть нарисована карандашом на бумаге, распечатана на черно-белом принтере и пр. В данном случае (в нтации eEPC) так исторически сложилось, что элементы имеют определенные цвета. Не сказать, чтобы это было обязательно, но привычка вырабатывается, да и восприятие в электронном виде лучше – сразу видно что есть что. Эти цвета можно рассматривать как рекомендацию. Почему они такие? Точно не уверен, но мне кажется от того, что компания ARIS, когда сделала в своем продукте поддержку нотации eEPC, дала им такие цвета, они и «прижились». Кстати, иногда эту нотацию еще называют «ARIS», «ARIS EPC», что является не совсем верным, т.к. компания ARIS не изобретала эту нотацию, а сделала ее поддержку в своей программе моделирования бизнес-процессов. В общем, рекомендую использовать цвета. Главное, чтобы сама форма элементов не была одинаковой (т.е. отличаться лишь цветом), т.к. в черно-белом варианте это может вызвать путаницу. Существуют и другие правила, которые позволяют придать «стройность» диаграмме eEPC, мы будем о них говорить.
Итак, есть событие, есть функция. Как они связаны?
Мы видим, что событие1 привело к необходимости выполнять некую функцию, которая завершилась событием2 . Если применительно к примеру с телефонным звонком, то будет так:

Связку событие – функция - событие принято отображать сверху вниз в одну линию либо слева направо. Направление цепочки указывается связывающими линиями со стрелками.

Для того, чтобы схема была более наглядной, нотация предусматривает еще несколько стандартных элементов:

• Должность (исполнитель). Тот, кто выполняет данную функцию
• Информация . Любая информация, используемая для выполнения функции, кроме документальной. Например, телефонный звонок, инструкция по выполнению операции т.п.
• Документ . Элемент «Документ» предназначен для отображения носителей информации (бумажной или электронной). Т.е. представление информации в определенной структуре.
• Программа (приложение). Программное обеспечение, используемое для выполнения функции.

Все остальные элементы являются вспомогательными, и практически не регламентированы требованиями самой eEPC. Однако, нет никаких препятствий для того, чтобы добавить свои собственные элементы. Главное, зафиксировать это во внутреннем стандарте, чтобы было единое понимание, как они выглядят и зачем применяются. Такое расширение не нарушает требований, если не нарушается связка событие-функция-событие, и предназначено лишь для улучшения восприятия информации или адаптации правил описания в какой-либо отраслевой специфике. Я добавил свой набор элементов, о которых расскажу ниже.
Еще требуется выяснить, как рассмотренные элементы должны располагаться. Все эти элементы так или иначе должны быть связаны с функцией. Это общее правило: с событием не связывается ни один элемент, кроме функции. Т.е. все эти элементы должны быть связаны стрелочками с функцией. Что касается стрелок и их направлений: принято считать, что если нет направления передачи информации, то вместо стрелки отображается просто линия. Если информация входит (поступает на вход), то направление стрелки от объекта к функции, если выходит, то наоборот.
Еще пару слов о месте нахождения этих элементов на схеме и можно перерисовать нашу схему, уточнив выполнение функции обработки звонка. Жестких требований по расположению элементов нет, но принято их отображать на всех схемах одинаково (для однообразия и стройности схемы). Для унификации вешнего вида графических схем бизнес-процессов такие правила надо закрепить во внутреннем стандарте и следовать им. Чуть позже и приведу некоторые рекомендации по этому поводу.
Теперь перерисуем нашу схему:

Мы видим, что оператор выполняет обработку входящего звонка, действуя в соответствии с правилами обработки входящих звонков и использует для этого программу «CRM». Ни входящих, ни исходящих документов при этом не используется.
Как я уже упоминал, одной из сильных сторон нотации являются элементы логики. Одновременно это и один из самых сложных для понимания моментов. Поэтому, сначала я приведу пример, а потом мы отдельно будем разбираться с элементами логики.
Пусть в нашем примере будет так: в случае заинтересованности клиента дальнейшую работу с ним проводит менеджер по продажам и выставляет коммерческое предложение, которое отправляет по почте с использованием почтового клиента «MS Outlook». Если заинтересованности нет, то обработка звонка завершена. В реальной жизни хорошо бы использовать и правила завершения звонка, но это я так, к слову, пока это упростим. Вот что получится:

Элементы логики в схемах нотации eEPC

Элементы логики просты, но есть свои особенности и правила, чтобы схема была логичной и однозначно истолкована. Самое важное правило, которому нужно придерживаться на 100%: логические решения могут приниматься только при выполнении функц ии. Т.е. после некоторого события не может быть разветвления. Почему? Потому, что в этом случае это противоречит самому понятию события – оно простое и мгновенное, без времени выполнения. Например, если зазвонил телефон, и человек сидит думает, брать ему трубку или не брать, теоретически это уже будет функцией, где он принимает решение. А практически, в том числе из здравого смысла, он нарушает правила обработки звонков, т.к. ему зарплату платят за то, чтобы он эти звонки обрабатывал, и нечего тут рассуждать (в целом как нарисовано на схеме).
Всего различается 3 элемента логики:

• И . Когда произойдут два или более события одновременно;
• ИЛИ . Когда могут произойти одно ли несколько событий, но как минимум одно должно произойти обязательно;
• ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ . Либо одно, либо другое. Т.е. два варианта одновременно невозможны.

Вот как одни выглядят:

Как видите, существует два варианта графического представления элементов логики. Они ничем не отличаются, совершенно альтернативные. Я привел их оба, т.к. на практике в различных источниках можно увидеть оба варианта. Какой из них использовать, решать Вам. Мне больше нравится первый.
Теперь необходимо разобраться с применением элементов логики. Сначала рассмотрим встречающиеся варианты, затем перейдем к примеру. Разберем каждый элемент в отдельности.
Логический элемент «И».

Когда для выполнения функции требуется одновременное выполнение нескольких событий:

Пример: Если закрыт отчетный период (событие 1) и наступил срок подачи отчета руководителю (событие 2), сотрудник готовит ежемесячный отчет.

Соединение элементов, если при выполнении функции, возникает несколько событий:

Пример: Завершена некоторая работа с заказчиком. Одновременно зафиксировано два события: взаиморасчеты сверены (событие 1), акт подписан (событие 2).

На практике такое применение встречается не часто. Как правило, если в одной функции объединено много действий.

Соединение элементов, если при выполнении нескольких функций, возникает событие:

Пример: Кладовщик собрал заказ (функция 1), оператор выписал документы (функция 2), товар готов к отгрузке (событие).

Соединение элементов, если возникновение одного события приводит к выполнению нескольких функций:

Пример : Поступила партия товара (событие). Одновременно начинается отгрузка ранее заказанного клиентами товара и размещение оставшегося на складе.

Логический элемент «ИЛИ».
Соединение элементов, если одно из событий может вызвать выполнение функции:

Пример : Поступила заявка по телефону (событие 1) или поступление заявки по электронной почте (событие 2) приведет к необходимости ее обрабатывать.
Соединение элементов, если одна функция может вызвать как минимум одно событие:

Пример: Подготовлен и отправлен товар счет для отправки клиенту. Счет мог быть отправлен по почте (событие 1), по факсу (событие 2).

Соединение элементов, когда выполнение нескольких функций вызовет событие:

Пример: Оказана услуга (функция 1) или продан товар (функция 2), возникла задолженность у клиента (событие 1).

Логический элемент «ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ».

Соединение элементов, когда для выполнения функции необходимо одно и только одно из событий:

Пример: Клиент приехал в магазин лично (событие 1) или совершил заказ через интернет (событие 2). Необходимо выполнить отгрузку товара (функция 1).

Соединение элементов, если в результате выполнения функции происходит максимум одно из событий:

Пример: Решение либо принято либо нет.

Соединение элементов, если с обытие произойдет после того, как будет выполнена одна и только одна из функций.

Пример : Доставка товара осуществлена (событие 1) либо собственным транспортом (Функция 1), либо транспортной компанией (функция 2)

Корректное применение элементов логики требует определенной практики. Но это не сложно. Надо отметить, что не все рассмотренные комбинации широко применяются на практике (а вообще это определяется образом мышления аналитика).

Попробуйте применить элементы логики на практике. Если будут трудности, напишите мне, постараюсь помочь.

Расширение нотации собственными элементами

Как я уже говорил, eEPC является не совсем нотацией, а именно правилами описания. И эти правила не запрещают добавлять собственные элементы на схему. Главное, чтобы эти элементы были понятными, и существовал документ, где такие расширения элеметов зафиксированы. Например, я использую следующие дополнительные элементы, которые возникали постепенно в процессе описания реальных процессов для различных задач, от простого описания для постановки задач для автоматизации.

Файл с данными . Используется, если в результате выполнения операции создается файл данных, или файл используется для выполнения операции.
База данных. Используется при описании информационных потоков между автоматизированными системами.
Картотека. Используется для отображения бумажной картотеки или архива.
Материальный поток. Используется для обозначения входящих и исходящих материальных потоков, а также ресурсов, потребляемых при выполнении процесса. Материальный поток отображается слева от сопровождающих его документов.
Кластер информации. Используется для обозначения структурированной информации (представление сущности). На диаграмме может применяться для обозначения документов, сформированных программным образом при использовании пользовательских приложений. В этом случае элемент «Кластер» располагается слева от соответствующего документа. Т.е. говорит о том, что пользователь не просто создал бумажный документ, но и создал его экземпляр в программе.

Соглашения о правилах размещения фигур на схеме

Сама по себе нотация eEPC не предъявляет жестких требованиях в расположении элементов друг относительно друга, хотя принято рисовать схему сверху вниз или слева направо. Есл это не унифицировать в случае работы нескольких специалистов, то может получиться своеобразный «винегрет». Что бы этого избежать, рекомендуется выработать и утвердить свои правила расположения элементов.

• Последовательность событий и функций располагают сверху вниз (лучше) или слева направо (если не хватает места);
• Элементы, обозначающие исполнителей, располагаются справа от функций;
• Входящие документы слева вверху от функций; направление стрелки от документов к функции;
• Исходящие документы слева внизу от функций; направление стрелки от функции к документам;
• Элемент «Информация» располагается внизу справа от функции. Если места недостаточно, допускается произвольное расположение, как можно ближе к функции;
• Элемент «Приложение» располагается вверху справа от функций. (если для этого используется файловые хранилища, не являющиеся отчетами, то отображаются аналогично). Связь без стрелки.
• Элементы «База данных» и «Картотека» располагаются произвольно;
• Элемент «Материальный поток» располагается слева от сопровождающих его документов с привязкой к документу линией без стрелки;
• Элемент «Кластер» в случае использования в сочетании с фигурой «Документ» для обозначения документа в электронном виде располагается слева от соответствующего документа.

Например: Расчетчик заработной платы рассчитывает заработную плату на основании предоставленных ему документов «Бригадный наряд». При этом он руководствуется документом «Положение о заработной плате», расчет производит в программе «1С: ЗиК». Результатом расчета является документ «Ведомость».

Идентификация элементов на диаграмме

Как известно, грамотный подход к описанию бизнес-процессов предусматривает их идентификацию, т.е. когда каждый процесс имеет свое кодовое название. Соответственно, отдельные функции внутри процесса также имеют свои названия и идентификаторы.
Обязательной идентификации на диаграмме подлежат фигуры «Документ» и «Функция».
Документ идентифицируется посредством указания в левом верхнем углу кода отчета или документа в соответствии с реестром. Документы, полученные от поставщиков товаров и услуг (входящие), идентифицируются только по наименованию.
Функция идентифицируется указанием порядкового номера функции для данной группы процессов. Т.е. номер функции начинается всегда с кода группы процессов. Вопросы выявления групп процессов выходят за рамки данной статьи, мы рассмотрим их отдельно. Причем, научиться выявлять процессы следует до того, как Вы начнете их описывать, иначе может возникнуть стремление описать всю деятельность компании на одной диаграмме, как иногда пытаются сделать.
Поэтому, сейчас я лишь покажу на примере, как это может быть представлено на схеме. Вернемся к примеру с обработкой звонка. Предположим, что отделу продаж мы присвоили код «04», процессу обработки входящего контакта код «ВК». Тогда схема примет следующий вид (идентификация выделена красным для наглядности). Код документа при этом указывает на порядковые номер документа в общем реестре документов (мы это тоже будем рассматривать отдельно, когда доберемся до обследования системы документооборота).

Отображение обратной связи

При построении моделей часто возникает необходимость цикличного выполнения процесса по некоторому условию или необходимость отобразить деятельность лиц, принимающих решения. В этом случае речь идет об обратной связи.

Для отображения обратной связи по управлению используется принцип «прямого включения» в процесс дополнительной функции управления с последующим ветвлением (используется логический элемент «Исключающие ИЛИ»). Например:

Текстовое описание процессов

Как бы мы не старались отобразить бизнес-процесс на схеме, добиться полной детализации не получится, иначе можно погрязнуть в бесконечных цепочках элементов и условий. Чтобы этого избежать, а также добавить к описанию процесса информацию, которую нельзя отобразить графически, описание дополняют текстовым сопровождением. Для этого разрабатывают различные текстовые шаблоны, которые заполняют в процессе описания. Формы таких шаблонно могут быть разными, включать в себя отдельные разделы с описанием входов и выходов, потребляемых ресурсов, используемом программном обеспечении и пр.
В простейшем случае шаблон описания бизнес-процесса может выглядеть так:

Бизнес-процесс:	Обработка входящего контакта	04.ВК
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Обработка входящего звонка	При поступлении входящего звонка оператор обрабатывает звонок в соответствии с правилам обработки входящих звонков. Выявляет интерес клиента, предоставляет информацию об услугах	04.ВК.01
Формирование коммерческого предложения	При наличии интереса клиента, оператор передает контакт менеджеру по продажам. Менеджер по продажам готовит коммерческое предложение и отправляет клиенту по электронной почте	04.ВК.02
Показатели процесса:
Наименование	Способ оценки / измерения
Количество отказов	Статистика по базе данных

За рамками данной статьи остались такие важные темы, как сбор информации, выделение бизнес-процессов, декомпозиция, выделение показателей. Данные вопросы мы обязательно будем изучать в дальнейших выпусках.