По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

• Экономия площади . В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.
• Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом . Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам. Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.
• Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы. Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.
• Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.
• Сохранение корпоративного духа . Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.
• Простая адаптация новых служащих . Новички быстро могут . Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.
• Простота документооборота . Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

• Повышенный уровень шума . Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
• Постоянный стресс . Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
• Риск воровства . Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
• Вероятность конфликтов . Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
• Быстрое распространение инфекционных болезней . Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

• 56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
• 55% работников не нравится температура в помещении.
• 60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?

Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:

• Разнообразное рабочее пространство . Не рекомендуется стандартизировать рабочие места, ведь у каждого сотрудника существуют свои индивидуальные потребности. Часть мест нужно хорошо изолировать, между другими столами ставятся перегородки небольших размеров. Работник может выбрать то место, которое больше подходит под его нужды.
• Правильное размещение общих зон . Одних рабочих мест будет недостаточно для решения повседневных задач. Требуется также установить большой стол для совместных обсуждений, предусмотреть комнату для отдыха, обеденную зону. Все эти помещения должны находиться в непосредственной близости к основному рабочему пространству.
• Отсутствие высоких перегородок . Кажется, что установка высоких перегородок решит вопрос с личным пространством. Однако это ошибочное мнение. Сотрудникам, работающим за «высокими стенами», будет казаться, что они одни в помещении. Это увеличит уровень шума. Работники в таких условиях не соблюдают тишину, громко разговаривают.
• Утверждение правил поведения . Правила могут включать в себя запрет на громкие разговоры, музыку. Сотрудникам следует порекомендовать чаще пользоваться внутренним чатом. Можно установить специальный сигнал о том, что работника в данный момент не нужно беспокоить.
• Побольше растений . Доказано, что живая растительность на рабочем месте уменьшает уровень стресса, повышает продуктивность и сосредоточенность на рабочих задачах, создает благоприятную атмосферу.
• Размещение рабочих мест руководителей в общем пространстве . Как правило, руководители размещаются в отдельном офисе. Однако это не совсем верная политика. Во-первых, руководитель не сможет полноценно контролировать работу своих сотрудников, во-вторых, он будет оторван от коллектива, не сможет своевременно выявлять слабые стороны рабочего процесса.

Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.

Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:

• Каждый человек может сам обустроить комфортное личное пространство. Для этого можно обзавестись наушниками, расставить на своем столе фотографии, любимые декоративные безделушки.
• Не рекомендуется есть на рабочем месте, а также пользоваться парфюмом с резким запахом. Смесь ароматов может вызвать дискомфорт соседей по помещению.
• Даже если руководитель не дал специальных распоряжений, нужно соблюдать общие правила вежливости: говорить тише, уменьшить звук телефона.

Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.

Создателем технологии считается Х.Оуэн.

Основа технологии очень проста и понятна – есть 4 правила.

1. Все, кто находится здесь и сейчас – это нужные люди.
2. Все, что случится – это то, что должно было пройзойти.
3. Любое время начала – это то самое время.
4. Процесс заканчивается сам.

И есть один важный закон: Если вдруг Вы понимаете, что вокруг Вас сложилась ситуация, в которой испытываете затруднение, и не видите возможности научиться чему-либо или научить других, то Вы можете принять решение сменить обстановку, к примеру, перейти в соседнюю группу.

Цель: Организация самоорганизующегося процесса группы, который нацелен на поиск решения определенной задачи функционального подразделения или компании в целом.

Применяется в ситуациях, когда:

Необходимо срочно найти решение проблемы;
- вопрос сложный, и требуется много ресурсов на его решение;
- в компании назрела глобальная бизнес-проблема, в разрешении которой заинтересованы все сотрудники;
- в команде имеются значительные статусные и возрастные различия;
- когда большой группе сотрудников необходимо ответить на много частных вопросов или найти решения проблем в рамках одной темы.

Участники:
Спонсор – тот, кому важен результат обсуждения, задает тему.
Фасилитатор– координирует работу групп, начинает и завершает процесс обсуждения. Участники – все те, кто заинтересован с обсуждении.

Процесс:
Важное преимущество технологии "Open Space"– сбор большого количества мнений по заданной теме за короткий период времени.

Кроме того, у участников команды формируется ощущение сопричастности к процессу и сплоченности.

Центральный момент – формулировка темы, которая должна звучать ярко и интересно, вдохновлять участников.

1. Совместная работа начинается со знакомства участников друг с другом. Далее объявляется тема.
2. Создание свободной атмосферы творчества;
3. Работа самоорганизовавшихся групп; участники самостоятельно распределяют время, выделяют этапы работы. Участники групп могут работать по пять человек, по парам, другие могут состоять из десяти и более человек. Часть участников, как правило, переходят из одной группы в другую.
4. Каждая группа сама подводит итоги, дает рекомендации по решению задачи и презентует их для всех остальных на «доске новостей»;
5. Планирование и целеполагание;
6. Завершение, обмен опытом и впечатлениями.

Открытое пространство - это плодотворное и эффективное взаимодействие, усиление и совершенствование того, что уже существует в компании: планирование и действие, развитие и совершенствование, принятие ответственности за решения, участие и претворение планов в жизнь.

Все большую популярность приобретают офисы open space. Открытое пространство, в котором все сотрудники сидят вместе как за школьными партами создало новый формат офисных помещений со своими плюсами и минусами. Чем open space так полюбились в мире? Какие недостатки скрываются в открытых офисах, и как работать эффективно, когда рядом коллега разговаривает по телефону? Попробуем разобраться во всех тонкостях этого типа плаировки.

Опен спейс в офисе – что это?

Офисы в формате open space были придуманы студентом архитектурного факультета Фрэнком Даффи. Первые попытки создать общее рабочее пространство были предприняты князем Потемкиным, в ходе проектирования площадки для хозяйственно-социальных мероприятий. В российских компаниях стиль open space появился в середине 90-х годов XX века. Сегодня он представляет собой эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников. Его отличительная черта – это отсутствие отдельных кабинетов (кабинеты есть только у руководителей).

Преимущества формата офиса open space

1. Комфортное взаимодействие между коллегами. Гораздо удобнее обратиться к специалисту, когда он сидит рядом, нежели искать его в отдельных кабинетах. Так вы можете оценить уровень его занятости в данный момент, и не отвлекать его если он занят.
2. Оперативное решение любого вопроса. Большинство процессов происходят в одном помещении, и связаться с коллегой из другого отдела не составляет большого труда, благодаря чему срочные задачи решаются в срок.
3. Экономичность. Офисы открытого типа требуют меньших затрат, при этом они более вместительные, чем классические офисные помещения, за счет большего коэффициента полезной площади.
4. Психологические барьеры между коллегами. Регулярное общение способствует более комфортной и располагающей атмосфере в коллективе, люди меньше смущаются и свободнее чувствуют себя в рабочей среде.
5. Контроль работы. Руководству гораздо удобнее контролировать деятельность персонала, когда все находятся на виду друг у друга.
6. Отсутствие сплетен. Нет разговоров за закрытыми дверями, все находятся в одном помещении. В связи с тем, что все находятся в одном помещении, уменьшается вероятность зарождения сплетен.
7. Информированность. Благодаря тому, что многие рабочие процессы решаются не за закрытыми дверьми, а у всех на виду, сотрудники лучше понимают направление компании, ее цели и методы их достижения.

Недостатки офисного помещения открытой планировки

1. Несмотря на положительные стороны рабочего пространства open space, существует ряд недостатков, из-за которых многие компании так и не смогли отказаться от офисов кабинетной планировки.
2. Отсутствие личного пространства. Каким бы замечательным и дружным ни был коллектив, уединение требуется каждому.
3. Шум. Ключевым недостатком open space является постоянный шум: кто-то говорит по телефону, кто-то обсуждает важные вопросы с коллегой, а рядом еще работает принтер, и звонят три телефона. Для многих посторонние шумы являются серьезным отвлекающим фактором.
4. Выше вероятность зарождения конфликта. Постоянное нахождение в одном кабинете не только способно сплотить коллектив, но и спровоцировать массу разногласий, что сильно сказывается на рабочей атмосфере. Чего только стоит вечный спорт тех, кому холодно с теми, кому жарко.
5. Выше риск заразиться инфекцией. Вирусные и инфекционные заболевания распространяются достаточно быстро, поэтому высока вероятность заразиться от заболевшего сотрудника, особенно, когда вы находитесь в одной комнате.

Работа в open space: как не потерять эффективность

Правильная организация офисного пространства открытого типа способна сохранить положительные свойства помещения и не потерять рабочую эффективность.

• Во-первых, единое пространство можно разделить на отдельные зоны с помощью перегородок, расстановки мебели и цветового решения. Таким образом можно отделить разные отделы друг от друга. Кухня также будет большим преимуществом для офиса с общей рабочей зоной.
• Во-вторых, выделите отдельную зону для переговоров, где работники смогут обсудить важные вопросы и принять телефонные звонки, не мешая при этом остальным.
• В-третьих, продуманный интерьер офиса. Не советуем использовать яркие аляпистые цвета, пестрые раскраски или слишком много дополнительных аксессуаров. Все эти вещи на больших любителей и могут отвлекать от работы, а вот растения наоборот настраивают на продуктивную деятельность и приятны для глаз.
• В-четвертых, по возможности расположите офисную технику как можно дальше от рабочих столов, это избавит от лишнего шума и беспокойства.
• И, в-пятых, обязательно оговаривайте все правила поведения сотрудников в офисе.

Правила поведения в опен спейс офисе

Конечно, полностью устранить все недостатки open space невозможно, но можно их значительно минимизировать. Для этого необходимо сформировать собственный пул правил, который должен соблюдать каждый работник. Такой свод норм будет дисциплинировать коллектив, что заметно сократит недовольства друг другом и создаст более располагающую к работе обстановку.

Вот лишь некоторые правила поведения в open space:

• Не стоит решать личные вопросы по телефону при всем коллективе. В таком случае лучше выйти на улицу, в переговорную или в столовую.
• Не ешьте на рабочем месте, особенно продукты с насыщенным ароматом.
• Приобретите беруши или слушайте музыку в наушниках, чтобы не отвлекаться на посторонние звуки.
• Говорите тихо, не отвлекайте коллег от работы.

Open space (или открытое пространство) – это современная организация офисов. Огромное помещение, где постоянно кто-то говорит по телефону, коллеги обсуждают рабочие вопросы, печатают документы. Все это напоминает гудящий улей. Похожая структура постепенно набирает популярность – многие компании уже перешли на open space. Несколько десятков человек может находиться в таком офисе, здесь нет отдельных кабинетов, глухих стен или даже перегородок. Но не все сотрудники предпочитают такое место работы. Одни довольны и нормально чувствуют себя в подобной атмосфере. Другие сравнивают офис с коммунальной квартирой, мечтают об отдельном кабинете. Но не всегда последним дается право выбора. Если вы не одобряете open space, но вынуждены работать в таких условиях, то вам пригодятся наши правила. Они подходят не только для сотрудников, но и для начальников. Мы поможем сделать работу в таком офисе максимально продуктивной.

Как работать в опенспейс офисе

Одна из причин нарастающей популярности открытых офисов – это их экономичность. Согласитесь, что отдельные кабинеты обойдутся дороже, чем открытое пространство. Еще один плюс – это быстрое решение отдельных вопросов. В open space гораздо проще отыскать нужного коллегу, даже если он отошел со своего места. Также среди достоинств таких офисов выделяют демократичную атмосферу. Если нет границ кабинетов, то и психологические барьеры между людьми пропадают. Сотрудники лучше взаимодействуют, приходят на помощь, больше общаются.

Но в безбарьерности есть и отрицательные стороны. Например, отсутствие конфиденциальности. Все разговоры могут быть услышаны. Недостаток личного пространства – это серьезный минус . Более того, рабочее место должно соответствовать строгому регламенту. Исследователи вывели закономерность, что офисы опенспейс менее способствуют продуктивности работы. Причиной тому становится постоянный шум, стресс, отвлекающие факторы.

Со спецификой работы в открытых офисах можно справиться с помощью определенных секретов:

• Правила. В небольшом опенспейс офисе, где сотрудники уже долгое время работают вместе, существуют специальные правила, которые делают существование сослуживцев более удобным и комфортным. Эти правила можно создавать коллективно, учитывая все предпочтения и пожелания. Новым людям можно рассказывать все правила устно, чтобы они проще влились в коллектив. Но большой open-space офис с высокой текучкой кадров, по мнению экспертов портала http://rabota.ua/ , должен иметь свой свод правил. Обычно этим занимается руководитель, фиксирует все на бумаге. В таком своде будет расписано, например, что разрешается делать на рабочем месте. Чашка чая или кофе разрешена, а более плотный прием пищи за столом – уже табу.
• Разделение помещений. Помимо рабочих мест в open space должны быть специализированные помещения, например, кухня. Здесь уже можно спокойно перекусить, разогреть еду, пообщаться с коллегами во время перерыва. Хороший офис также оборудован отдельной комнатой, где сотрудник можно посидеть в тишине и сосредоточиться на рабочих вопросах. Еще одно полезное помещение – это комната развлечений. Здесь можно поставить стол для пинг-понга или аэрохоккей. Некоторые руководители думают, что работники будут отвлекаться от своих обязанностей при наличии такой комнаты, однако это не так. Практика показывает, что сотрудники и так загружены работой, поэтому развлечениям уделяют минимум времени. Зато подобная комната позволит в нужный момент отвлечься, чтобы потом со свежими силами приступить к работе.
• Рабочее место. Все столы в опенспейс офисах похожи друг на друга, но можно внести индивидуальность. Поставьте фотографию любимых или семьи, принесите милую безделушку из дома, заведите комнатное растение. Это позволит создать личное пространство. Естественно, если правила компании это допускают. И еще, рабочее место всегда должно быть в порядке.
• Общение с коллегами. Работа в open space – это возможность быстро связаться с нужным человеком. Но не стоит кричать ему, ведь это отвлекает других работников. Хотя общение через Интернет тоже будет странным, особенно, если ваши столы расположены близко друг к другу. Все вопросы нужно решать лично. Для оптимизации работы стоит собрать сразу несколько вопросов и решить их скопом, вместо того чтобы непрерывно бегать по офису. Хотя некоторые вопросы требуют незамедлительного решения. Несмотря на открытость помещения, нужно уважать личное пространство другого человека. Прежде чем подойти к нему, уточните, есть ли у него время для решения ваших проблем.
• «Приемные часы». Любой вопрос можно решить оперативно, в этом достоинство open space. Но часто это означает, что вас постоянно отвлекают посторонними проблемами, звонками, документами, предложениями. Чтобы этого не происходило, многие сотрудники организовывают для себя «приемные часы» - время, которое можно уделить для решения чужих проблем. Также это можно решить всем офисом, определив специальное время для совещаний. Оставшаяся часть рабочего дня должна быть посвящена индивидуальной работе.
• Телефонные звонки. Постоянно звонящий телефон – это бич всех офисов опенспейс. Чтобы не отвлекать коллег, уважать их труд, нужно не ставить на звонок слишком громкую мелодию. Лучше установите режим вибрации. Не стоит обсуждать по телефону личные вопросы, подождите обеденного перерыва или выйдите в коридор. Вашим коллегам точно не интересны ваши планы на вечер. Задумайтесь, хотите ли вы посвящать посторонних людей в вашу личную жизнь.
• Звукоизоляция. Многие используют в офисе наушники или беруши, чтобы защитить себя от посторонних шумов. Это действенно, но не всегда эффективно. Полностью ограждаться от внешнего мира можно только в самых исключительных случаях, иначе это противоречит офисной этике. Часто отвлекающим фактором является шум кофемашин. Хорошее решение предложила одна торговая организация. У них в офисе дважды в день проводятся кофе-паузы. В это время все сотрудники отвлекаются от дел, чтобы выпить чашечку кофе, поэтому шум кофемашины никому не мешает.
• Запахи. Запах является таким же отвлекающим фактором, как и шум. Стоит уважать своих коллег и не есть на рабочем месте. Это также касается духов или косметики. Слишком сильный запах парфюма может раздражать, а у некоторых людей он вызывает аллергию. Для успешного взаимодействия с работниками стоит отказаться от сильно пахнущих средств.

Популярную открытую организацию рабочего пространства. Данный вариант оформления был разработан в США в начале ХХ столетия и до сих пор не утратил актуальность.

Что такое офис open space

Главный принцип открытого пространства - практически полное отсутствие внутренних стен. Исключением являются разве что переговорные и кабинеты руководителей. Однако и они отделяются от основного пространства не глухими стенами, а тонкими прозрачными перегородками. Считается, что коллектив, работающий в офисах open space, дружнее и сплоченнее. Показная открытость помещения стимулирует сотрудников к добросовестному выполнению своих обязанностей и не дает им тратить рабочее время впустую.

Плюсы и минусы офиса в стиле open space

Открытое пространство облегчает коммуникации, способствует повышению производительности персонала и формирует в офисе демократичную атмосферу. Формат open space также ненавязчиво информирует гостей и деловых партнеров компании о том, что она следит за современными тенденциями, готова перенимать передовой опыт. При этом открытая планировка позволяет использовать рабочую площадь максимально эффективно, а благодаря оперативному взаимодействию между сотрудниками экономится рабочее время.

Впрочем, такая организация пространства имеет и ряд недостатков:

• отсутствие у сотрудников личного пространства;
• сложная проектировка освещения;
• плохая звукоизоляция зон, где требуется тишина.

Грамотно разработанный дизайн open space позволяет нивелировать все эти минусы. Так, видимость личного пространства создается с помощью невысоких экранов или мобильных перегородок. Правильное освещение проектируется профессионалами с учетом всех норм эргономики и безопасности труда. А шумоизоляция обеспечивается с помощью стационарных перегородок, покрытых звукопоглощающими составами.

Кому подходит open space

С открытым пространством подойдут колл-центрам, службам техподдержки, редакциям новостных агентств, компаниям, в которых сотрудники разных отделов постоянно коммуницируют друг с другом (разработчики ПО, рекламные и маркетинговые фирмы и т. п.). Творческим коллективам работать в таком формате будет сложно. Постоянный гул и открытые горизонты могут отвлекать сотрудников от генерации креативных идей, поэтому для них лучше организовывать небольшие студии с дизайном, активизирующим воображение.

Важные моменты проектирования интерьера

При обустройстве открытого рабочего пространства главное - правильно зонировать помещение. Необходимо заранее продумать, где будут размещаться места для сотрудников, приемная, переговорная, кабинет директора, а также комната отдыха. Помещение можно зонировать с помощью мебели, световых потоков или цветовых решений. Для этих же целей часто используются стационарные или мобильные перегородки. Как правило, их делают полностью прозрачными либо частично закрытыми. Экраны на столах создадут для персонала ощущение отдельного личного пространства.

Важный момент - освещение офиса. Идеально, если в здании предусмотрены большие панорамные окна. В противном случае необходимо тщательно продумать искусственное освещение, как общее верхнее, так и индивидуальное. Оптимальная комбинация потолочных, настенных и настольных светильников позволит повысить работоспособность сотрудников и снизить утомляемость.

Примеры офисов в стиле open space

Открытая планировка ограничивает фантазию дизайнеров разве что бюджетом компании. Формат open space позволяет реализовывать идеи, недоступные для кабинетно-коридорной системы.

Открытая демократичная обстановка в офисах Google является одной из основных ценностей компании. Филиал в Нью-Йорке - яркое тому подтверждение.

В канадской страховой компании пространство организовано таким образом, чтобы сотрудники могли работать как поодиночке, так и в группах, объединяясь для обдумывания общих проектов.

Открытая планировка позволяет сотрудникам московского информационного агентства Газета.ru быстро обмениваться данными и эффективно использовать рабочее время.

Увидеть еще больше примеров вы можете в нашем «Портфолио».